Kosten sparen – aber wie ?

 

Die Beurteilung von EDV-Kosten ist be­sonders proble­matisch, denn ein hoher Aus­gaben­beitrag für die Informations­ver­arbeitung kann auch einen hohen Auto­matisierungs­grad bedeuten. Deshalb sind bei der Er­mittlung von Kosten­senkungs­potentialen die Aus­wirkungen auf die Geschäfts­prozesse sorgfältig zu beobachten. Es gibt kein Patent­rezept dafür, wie viel oder wie wenig EDV wirklich not­wendig ist. Die Maß­nahmen sollten individuell auf Ihre An­forder­ungen abge­stimmt werden.

 

Die folgenden Punkte dienen als Anregung über einige Themen nach­zudenken:

 

1.      Transparenz:
Ermitteln Sie die Kostentreiber.
Führen Sie eine verursachungsgerechte Leistungs­verrechnung ein.
Überprüfen Sie regelmäßig die Leistungen externer Dienst­leister.

2.      Strategie und Vision:
Ermitteln Sie die IT-Komponente, die für Sie bzw. Ihre Geschäfts­abläufe am wichtigsten ist. Bauen Sie alle anderen Lösungen darauf auf.

3.      „Make or Buy“:
Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft.
Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen wie Sie flexibler werden können und ob es günstiger ist, IT-Dienst­leistungen einzu­kaufen. Kommen andere Geschäfts­modelle, wie Leasing, Aus­gründung, Outsourcing, Shared Services, ASP in Frage?

4.      Reviews:
Überprüfen Sie ständig Ihre laufenden IT-Projekte. Führen Sie regel­mäßig kurze Reviews durch.

5.      Projektmanagement:
Achten Sie auf solides, aber einfach zu hand­habendes Projekt­management. Komplizierte Projekte können meist nur mit großer Unsicher­heit geplant werden. Verwenden Sie internet­basierte Tools für die Projekt­steuerung und die Kommunikation. Etablieren Sie ein Projekt­büro. Ent­scheidungen, Dokumente und Aufgaben­listen müssen noch am selben Tag für alle Team­mitglieder abrufbar sein. Schließen Sie Projekte schnellst­möglich ab – auch wenn sie noch nicht zu 100 % fertig gestellt sind. Sprechen Sie offen und ehrlich über den Projekt­status.

6.      „Start simple“:
Fangen Sie mit einer Pilot­lösung an, um die Abläufe zu trainieren. Der Wunsch­zettel – sprich das Pflichten­heft ist meist viel zu umfang­reich. In der Praxis werden viele Funktionen, die zunächst be­schrieben werden, später dann gar nicht benötigt.

7.      Kontrolle:
Die Definition der Abläufe und die Optimierung der Geschäfts­abläufe hat oberste Priorität. Respektieren Sie die Lern­kurve, aber kontrollieren Sie ständig, ob die neuen Systeme auch ordnungs­gemäß genutzt werden. Viele CRM und SCM Projekte scheitern, weil die neuen Abläufe nicht gelebt werden.

8.      Vorsorge:
Datenschutz ist wichtig und beliebig teuer. Schätzen Sie die Risiken richtig ein. Sicherheit ist auch eine organisatorische Heraus­forderung.
Überprüfen Sie früh­zeitig Ihre Dienst­leister auf die Ein­haltung der Daten­schutz­bestimmungen.

9.      Klarheit und Verzicht:
Je mehr unterschiedliche Systeme Sie aufbauen, desto kost­spieliger wird die Zukunft.
Sorgen Sie früh­zeitig für klare Strukturen - sowohl bei den Daten, als auch bei der Architektur Ihrer Informations­systeme.